Eind mei en je hebt de jaarafrekeningen servicekosten net de deur uit gedaan. Drie weken later begint het. Een huurder belt om elf uur 's ochtends: hij snapt niet waarom de glasbewassing duurder is dan vorig jaar, en of jij toevallig even kan uitleggen wat "afschrijving CAI" precies inhoudt. Halverwege het gesprek komt een tweede telefoontje binnen van iemand uit hetzelfde complex met praktisch dezelfde vraag. In je inbox staan zes nieuwe berichten over de afrekening, allemaal verstuurd tussen 22 uur en middernacht.
Dit is geen toeval en het wordt ook niet beter door volgend jaar duidelijker te formuleren. Het patroon dat je nu ziet, is precies het patroon dat onderzoekers van Woonbond en cijfers van de Huurcommissie al jaren laten zien.
Het patroon achter de piek zit niet in jouw afrekening
Uit een onderzoek van de Woonbond onder 501 leden bleek dat slechts 42 procent van de huurders zegt volledig goed geinformeerd te zijn over de servicekosten die in rekening worden gebracht. Bijna de helft dus niet. Bij commerciele verhuurders is dat aandeel nog groter: 29 procent geeft aan zelfs geen jaarlijkse afrekening te ontvangen, terwijl die wettelijk verplicht is. Bij corporaties is dat 19 procent.
Wat je in juni in je inbox ziet, is dus geen reactie op jouw specifieke afrekening, maar op een algemeen gebrek aan ritme en uitleg in de sector. De huurder krijgt eens per jaar een document met afkortingen en bedragen waarvan hij vermoedt dat hij ze wel mag betalen, maar niet kan controleren. De Huurcommissie behandelde in 2024 ruim 4.100 nieuwe zaken, na 3.800 zaken in 2023, en een groot deel van die stijging zit in servicekosten. Voor jou betekent dat: zelfs als jouw cijfers kloppen, krijg je het type vraag dat ontstaat doordat de huurder ergens anders is bevestigd dat het normaal is om wantrouwig te zijn.
En dit jaar telt er iets bij wat het patroon versterkt
Per 1 juli 2026 treedt de Wet modernisering servicekosten in werking. De huidige niet-uitputtende lijst wordt een uitputtende lijst: wat er niet op staat, mag straks geen onderdeel meer zijn van de servicekosten. Voor afrekeningen over 2025 die je nu verstuurt betekent dat juridisch niets, want die vallen onder de oude regels. Maar de huurder die er online over leest, ziet wel een afrekening met posten die volgens dat artikel binnenkort niet meer mogen. En dan stuurt hij die mail van 23 uur 47.
De vraag die in juni binnenkomt is dus niet meer alleen een procesvraag ("klopt dit bedrag?"). Het wordt een verwachtingsvraag ("mag dit straks nog wel?"). De eerste vraag beantwoord je door de bonnen erbij te halen. De tweede kost meer tijd omdat de huurder een geruststelling zoekt over de toekomst.
Wat in de week vooraf verschil maakt
De inbox die in juni volloopt is niet op te lossen door beter te beantwoorden. De winst zit in de week voordat je verstuurt. Drie dingen werken in de praktijk.
Een aankondiging twee weken vooraf, kort en op naam. Niet een algemene mailing, maar een bericht dat aangeeft wanneer de afrekening komt, welke periode hij beslaat, en waar de huurder zijn eigen voorschot kan terugzien. Het effect is dat huurders zich gaan voorbereiden in plaats van zich te laten verrassen.
Een specificatie per post bij de afrekening zelf, niet alleen een totaal. Dus niet "schoonmaak: 287 euro", maar "schoonmaak algemene ruimtes (Schoonmaakbedrijf X, factuur 22 keer per jaar): 287 euro". De huurder die ziet dat het cijfer ergens vandaan komt, stelt minder vaak de controlevraag. Dit is precies wat de Huurcommissie in haar beoordelingskader van een verhuurder verwacht: de afrekening moet aansluiten op de werkelijke kosten en op de voorschotten die zijn betaald, en aantoonbaar zijn.
Een korte toelichting op wat de wet per 1 juli 2026 verandert, los van de afrekening. Vier zinnen die uitleggen dat deze afrekening over 2025 valt onder de oude regels, dat de nieuwe wet pas geldt voor afrekeningen die de tweede helft van 2026 raken, en dat de huurder bij de volgende afrekening een aangepast format zal zien. Daarmee neem je de tweede vraag weg voordat hij gesteld wordt.
Wat juni laat zien over je proces voor volgend jaar
De rust in je inbox van eind juli is bijna volledig terug te leiden naar wat je in mei hebt rondgestuurd. Een afrekening die geen vragen oproept is geen ongeluk en geen kwestie van een betere huurder. Het is een afrekening die antwoord geeft op vragen die de huurder anders pas zou stellen. Voor 2026 wordt dat dwingender: vanaf 1 juli moet je toch al je systeem aanpassen op de nieuwe lijst. De maand juni is daarmee een redelijk goed moment om vast te zien welke posten in jouw huidige afrekening dit jaar de meeste vragen oproepen, en die direct mee te nemen in de inrichting van het nieuwe format. Wat nu een piek in je inbox is, is over twaalf maanden de basis van een afrekening die jezelf veel werk bespaart.
Zelf ervaren hoe automatisch ticketbeheer voelt?
Boek een demo van 30 minuten. We laten zien hoe je AI-collega meldingen classificeert, beantwoordt en werkorders aanmaakt voor jouw portefeuille.
Al een account? Log in
